Attivazione PEC Aziendale

Attivazione della PEC aziendale online: domicilio digitale dell'impresa in regola

Se la tua impresa deve attivare la casella di posta elettronica certificata, lo studio ti aiuta a scegliere un gestore iscritto all'elenco ufficiale, attivare e configurare la casella e comunicarla al Registro delle Imprese come domicilio digitale. Ti spieghiamo anche come gestire ricevute, conservazione e rinnovi, perché la PEC ha valore legale. Tutto online.

Cos'è

Società e imprese individuali devono avere un domicilio digitale iscritto nel Registro. La casella si attiva presso un gestore iscritto nell'elenco AgID e va poi comunicata alla Camera di Commercio.

Quando serve e a chi

La PEC è obbligatoria per tutte le imprese iscritte al Registro: società e imprese individuali devono avere un domicilio digitale, che va indicato al momento dell'iscrizione e mantenuto attivo. È il canale attraverso il quale arrivano comunicazioni con valore di notifica, come atti della pubblica amministrazione, comunicazioni di enti previdenziali e fiscali, notifiche di procedure. Un indirizzo non valido, scaduto o non comunicato comporta sanzioni e l'assegnazione d'ufficio di un domicilio digitale da parte della Camera.

Ricevute di accettazione e consegna: cosa provano

Ogni messaggio PEC genera due ricevute: quella di accettazione, rilasciata dal gestore del mittente, che prova l'invio, e quella di avvenuta consegna, rilasciata dal gestore del destinatario, che prova che il messaggio è stato depositato nella casella. Le ricevute hanno valore legale e vanno conservate, perché sono la prova della comunicazione in caso di contestazioni. È importante sapere che la PEC prova la consegna, non la lettura: per il destinatario la comunicazione si considera conosciuta dal momento in cui è disponibile nella casella. Per questo è utile archiviare in modo ordinato sia i messaggi inviati con le ricevute sia quelli ricevuti.

Conservazione dei messaggi PEC

I messaggi PEC sono documenti informatici: per conservarli con valore probatorio non basta lasciarli nella casella, che ha uno spazio limitato e può essere svuotata alla scadenza del contratto. Le soluzioni più semplici sono l'archiviazione periodica dei messaggi importanti con le ricevute, in formato originale, su un supporto sicuro, oppure un servizio di conservazione offerto dal gestore. Per le imprese che ricevono molte comunicazioni rilevanti, come contestazioni, contratti o atti di enti, un sistema di conservazione digitale a norma garantisce che i documenti restino integri e utilizzabili anche dopo anni, ad esempio in un contenzioso.

Riferimenti normativi

• Art. 16 D.L. 185/2008 (PEC delle società)
• Art. 5 D.L. 179/2012 (imprese individuali)
• Art. 37 D.L. 76/2020 (sanzioni e assegnazione d'ufficio)

Termini

La PEC va indicata già all'iscrizione; senza un domicilio digitale valido la Camera ne assegna uno d'ufficio e applica la sanzione.

Documenti utili

• Dati dell'impresa intestataria
• Legale rappresentante che sottoscrive il contratto
• Scelta del gestore

Procedura

1. Scelta del gestore accreditato
2. Attivazione della casella
3. Comunicazione al Registro
4. Configurazione su smartphone e computer

Come lavoriamo

Ti aiutiamo a scegliere un gestore accreditato e il piano adatto alle tue esigenze di spazio e conservazione, attiviamo la casella con l'identificazione richiesta, la configuriamo sui tuoi dispositivi e la comunichiamo al Registro delle Imprese. Ti consegniamo una breve guida su come leggere le ricevute di accettazione e consegna, archiviare i messaggi importanti e programmare il rinnovo.

Un esempio pratico

Una ditta individuale appena costituita attiva una casella PEC con un gestore accreditato e la indica nella pratica di iscrizione al Registro delle Imprese. Dopo alcuni mesi riceve via PEC una comunicazione dell'Agenzia delle Entrate su un controllo formale: la comunicazione si considera ricevuta anche se il titolare non apre la casella. Per questo conviene configurare le notifiche sul telefono e controllare la PEC con regolarità.

Cosa succede dopo

Dopo l'attivazione, l'indirizzo compare nella visura e nell'indice nazionale dei domicili digitali delle imprese, consultabile dalle amministrazioni e dai cittadini. La casella va rinnovata alla scadenza e il suo spazio va gestito, perché una casella piena può rifiutare i messaggi. I messaggi con valore legale vanno conservati, anche con sistemi di conservazione a norma se l'impresa lo ritiene utile.

Adempimenti collegati

La PEC si collega alla firma digitale, con cui si sottoscrivono le pratiche camerali, all'indice nazionale degli indirizzi delle imprese, ai servizi telematici di Agenzia delle Entrate e INPS, alla fatturazione elettronica, per la quale la PEC può essere usata come canale di ricezione, e alla comunicazione della PEC degli amministratori di società.

Casi particolari

Più imprese, una PEC?

Ogni impresa deve avere un proprio domicilio digitale; non è consigliabile condividere la stessa casella tra imprese diverse.

Cambio di gestore

Se si cambia gestore, il nuovo indirizzo va comunicato al Registro prima di disattivare la vecchia casella, per non lasciare l'impresa senza domicilio digitale.

PEC per ricevere le fatture

La PEC può essere indicata come canale di ricezione delle fatture elettroniche, ma per volumi elevati è più pratico un codice destinatario.

Errori frequenti da evitare

• Lasciare scadere la PEC senza rinnovarla.
• Non controllare la casella, perdendo comunicazioni con valore legale.
• Usare una casella di posta ordinaria al posto della PEC.
• Lasciare la casella piena, con rifiuto dei messaggi.

Domande frequenti