Deposito Elenco Soci

Deposito dell'elenco soci online: compagine aggiornata e visura corretta

Se la tua società deve depositare l'elenco dei soci al Registro delle Imprese, insieme al bilancio o dopo una variazione, lo studio ricostruisce la compagine, verifica le annotazioni su pegni, usufrutti e vincoli e prepara il deposito con il formato richiesto. Seguiamo S.p.A. non quotate, cooperative e consorzi e controlliamo la coerenza della compagine delle S.r.l. in visura, tutto online.

Cos'è

Le S.p.A. non quotate depositano ogni anno, insieme al bilancio, l'elenco dei soci con le variazioni intervenute. Nella S.r.l. il libro soci non esiste più dal 2009 e la compagine risulta dalle iscrizioni nel Registro.

Quando serve e a chi

Le società per azioni non quotate devono depositare ogni anno, insieme al bilancio, l'elenco dei soci con il numero di azioni possedute e le variazioni rispetto all'anno precedente; il deposito serve anche quando la compagine cambia in modo rilevante. Per le S.r.l. il libro dei soci è stato abolito nel 2009 e la compagine risulta dal Registro delle Imprese, che si aggiorna con il deposito degli atti di trasferimento: in questi casi la pratica serve a correggere o completare dati non allineati. Le cooperative e i consorzi hanno regole proprie sulla comunicazione dei soci.

Compagine sociale e verifiche antiriciclaggio

Banche, notai e commercialisti, quando instaurano un rapporto con una società, devono identificare i soci e i titolari effettivi e verificarne i dati sui registri pubblici. Una compagine non aggiornata in visura, un elenco soci non depositato o incoerente con le dichiarazioni rese porta a richieste di chiarimenti, ritardi nell'apertura dei conti o nell'erogazione di finanziamenti e, nei casi più gravi, a segnalazioni. Tenere allineati elenco soci, visura e comunicazione del titolare effettivo è quindi una forma di prevenzione, che rende più rapidi i rapporti con il sistema finanziario e con le controparti commerciali.

Azioni, quote e diritti speciali

Nelle società possono esistere categorie di azioni o quote con diritti diversi: azioni privilegiate negli utili, senza diritto di voto o con voto limitato, quote con diritti particolari di amministrazione. L'elenco dei soci e i libri sociali devono riportare correttamente queste caratteristiche, perché incidono sul calcolo delle maggioranze e sulla distribuzione degli utili.

Riferimenti normativi

• Art. 2435, comma 2, c.c. (elenco dei soci delle S.p.A.)
• D.L. 185/2008 conv. L. 2/2009 (soppressione del libro soci S.r.l.)
• Art. 2421 c.c. (libri sociali)

Termini

L'elenco segue il deposito del bilancio, entro 30 giorni dall'approvazione.

Documenti utili

• Libro dei soci aggiornato
• Annotazioni di trasferimenti di azioni
• Bilancio approvato a cui l'elenco si riferisce

Procedura

1. Riconciliazione tra libro soci e trasferimenti
2. Preparazione dell'elenco
3. Deposito insieme al bilancio
4. Archiviazione della ricevuta

Come lavoriamo

Partiamo dal libro dei soci, per le S.p.A., o dagli atti depositati, per le S.r.l., e ricostruiamo i passaggi dalla costituzione a oggi. Verifichiamo le annotazioni di pegni, usufrutti, sequestri e intestazioni fiduciarie, prepariamo l'elenco nel formato elettronico richiesto e lo alleghiamo alla pratica di deposito del bilancio o a una pratica autonoma. Controlliamo infine che la visura riporti una compagine coerente con i documenti della società.

Un esempio pratico

Una S.p.A. familiare che approva il bilancio a fine aprile deve depositare entro 30 giorni dall'approvazione il bilancio e l'elenco dei soci aggiornato, indicando le azioni di ciascuno e le variazioni intervenute nell'esercizio, come una donazione di azioni da un genitore ai figli. Se l'elenco non viene depositato, la compagine in visura resta quella dell'anno precedente, con possibili difficoltà nei rapporti con banche e controparti.

Cosa succede dopo

Dopo il deposito, la visura e gli elenchi consultabili al Registro riportano la compagine aggiornata, che banche, fornitori e pubbliche amministrazioni utilizzano per le verifiche sulla società e sui titolari effettivi. È importante che i dati siano coerenti nel tempo: ogni trasferimento successivo di azioni va annotato nel libro dei soci e riportato nell'elenco depositato con il bilancio dell'anno.

Adempimenti collegati

Il deposito dell'elenco soci si collega al deposito del bilancio, di cui per le S.p.A. è un allegato, alla comunicazione del titolare effettivo, che deve essere coerente con la compagine, alle verifiche antiriciclaggio svolte da banche e professionisti, e per le società con soci fiduciari alle comunicazioni delle società fiduciarie. Quando la compagine cambia per operazioni straordinarie, come fusioni o scissioni, l'elenco va ricostruito sulla base degli atti.

Casi particolari

Azioni intestate a fiduciaria

Se le azioni sono intestate a una società fiduciaria, l'elenco riporta la fiduciaria come socio; le informazioni sul titolare effettivo seguono regole specifiche.

Comproprietà di azioni

Quando un pacchetto di azioni appartiene a più persone, ad esempio agli eredi prima della divisione, i diritti sono esercitati da un rappresentante comune, da indicare nella documentazione.

Correzione di errori storici

Se in visura compaiono soci o quote non più attuali per errori o depositi mancati del passato, serve una ricostruzione documentata e una pratica di rettifica, a volte con l'intervento del notaio.

Errori frequenti da evitare

• Non depositare l'elenco soci insieme al bilancio della S.p.A.
• Riportare le azioni senza le variazioni dell'esercizio.
• Dimenticare pegni e usufrutti annotati nel libro dei soci.
• Lasciare in visura una compagine non coerente con il titolare effettivo comunicato.

Domande frequenti