Deposito Verbali di Approvazione

Verbali di approvazione del bilancio e delle assemblee online: redazione e deposito

Se la tua società deve verbalizzare l'approvazione del bilancio o altre decisioni dei soci soggette a deposito, lo studio redige il verbale corretto per convocazione, quorum e contenuto, lo trascrive nel libro delle decisioni e lo deposita al Registro delle Imprese con il bilancio o con la pratica collegata. Seguiamo assemblee in presenza, in videoconferenza e decisioni per consultazione scritta, tutto online.

Cos'è

Il verbale dell'assemblea che approva il bilancio documenta presenze, voto e destinazione dell'utile. Si deposita con il bilancio e porta la dichiarazione di conformità all'originale firmata digitalmente.

Quando serve e a chi

Il verbale di approvazione del bilancio va depositato insieme al bilancio entro 30 giorni dall'assemblea: attesta la regolare costituzione dell'assemblea, l'approvazione e la destinazione del risultato, come la distribuzione di dividendi, l'accantonamento a riserva o la copertura delle perdite. Anche altre decisioni dei soci devono essere depositate, come la nomina degli amministratori e dei sindaci. Un verbale incompleto o non coerente con lo statuto può essere contestato e può bloccare il deposito del bilancio.

Distribuzione degli utili: cosa verbalizzare

Quando l'assemblea delibera la distribuzione di utili, il verbale deve indicare l'importo complessivo, la riserva da cui viene tratto, l'importo per quota o per azione e, se possibile, la data di pagamento. La distribuzione è possibile solo da utili realmente conseguiti e risultanti dal bilancio approvato, dopo gli accantonamenti obbligatori alla riserva legale e la copertura di eventuali perdite pregresse. Alcune riserve non sono distribuibili o lo sono solo a determinate condizioni. Una delibera corretta consente alla società di applicare la giusta tassazione ai soci, come la ritenuta a titolo d'imposta per le persone fisiche, e di rilasciare le certificazioni previste.

Libri sociali: come tenerli in regola

Le società di capitali devono tenere i libri sociali obbligatori, come il libro delle decisioni dei soci o delle adunanze dell'assemblea, quello delle decisioni degli amministratori e, se presente, quello dell'organo di controllo. I libri possono essere tenuti su carta, con numerazione e bollatura secondo le regole, o in formato digitale con firma e marca temporale. I verbali vanno trascritti in ordine cronologico e senza spazi vuoti. Libri tenuti male rendono più difficile dimostrare le decisioni prese e possono creare problemi nei controlli e nelle operazioni straordinarie.

Riferimenti normativi

• Art. 2375 c.c. (verbale delle deliberazioni)
• Art. 2479-bis c.c. (assemblea della S.r.l.)
• Art. 31, comma 2-quater, L. 340/2000 (dichiarazione di conformità del professionista)

Termini

Va depositato entro 30 giorni dall'approvazione insieme al bilancio.

Documenti utili

• Verbale firmato da presidente e segretario
• Delibera di destinazione dell'utile o copertura della perdita
• Eventuali deleghe dei soci

Procedura

1. Redazione del verbale
2. Firma e trascrizione nel libro delle decisioni
3. Scansione conforme con dichiarazione
4. Deposito con il bilancio

Come lavoriamo

Verifichiamo con te la convocazione, le modalità di svolgimento e i quorum previsti dallo statuto, prepariamo la bozza del verbale con l'ordine del giorno, gli interventi rilevanti e le delibere, la facciamo firmare a presidente e segretario e la trascriviamo nel libro delle decisioni dei soci. Depositiamo il verbale con il bilancio o con la pratica di nomina e ne conserviamo copia con la documentazione della convocazione.

Un esempio pratico

In una S.r.l. con tre soci l'assemblea si riunisce in videoconferenza, come consentito dallo statuto, per approvare il bilancio e distribuire una parte dell'utile. Il verbale indica i soci presenti e le quote rappresentate, il voto favorevole all'approvazione e alla distribuzione, l'importo per quota e la data di pagamento. Il verbale viene trascritto nel libro e depositato con il bilancio entro 30 giorni.

Cosa succede dopo

Dopo il deposito il verbale è consultabile al Registro e costituisce la prova delle decisioni assunte. La delibera di distribuzione degli utili fa sorgere il diritto dei soci al dividendo, sul quale la società applica le ritenute o i soci versano le imposte secondo il loro regime. Le decisioni non conformi alla legge o allo statuto possono essere impugnate entro i termini previsti, a partire dall'iscrizione o dal deposito.

Adempimenti collegati

Il verbale di approvazione si collega al deposito del bilancio, alla certificazione degli utili ai soci e agli adempimenti come sostituto d'imposta sui dividendi, alla tenuta dei libri sociali obbligatori, alla gestione dell'imposta di bollo sui libri, alla nomina degli organi sociali in scadenza con l'approvazione del bilancio e, se l'assemblea delibera la copertura di perdite rilevanti, alla verifica degli obblighi di ricapitalizzazione.

Casi particolari

Assemblea totalitaria

Se partecipano tutti i soci e tutti gli amministratori e sindaci sono presenti o informati, l'assemblea è validamente costituita anche senza convocazione formale, purché nessuno si opponga alla trattazione.

Decisione per consultazione scritta

Nelle S.r.l. lo statuto può prevedere che le decisioni dei soci, salvo alcune materie, siano adottate per consultazione scritta o consenso espresso per iscritto, da documentare con cura.

Bilancio approvato con voto contrario

Se un socio vota contro, il verbale deve riportarlo; il socio dissenziente può impugnare la delibera nei termini e nei casi previsti dalla legge.

Errori frequenti da evitare

• Verbalizzare decisioni con quorum diversi da quelli previsti dallo statuto.
• Dimenticare la destinazione del risultato d'esercizio.
• Non trascrivere il verbale nel libro delle decisioni dei soci.
• Depositare il verbale senza il bilancio, o viceversa.

Domande frequenti