Fatturazione Elettronica: Guida e Software

Fatturazione elettronica online: emissione, ricezione e conservazione senza errori

Lo studio imposta e gestisce online la fatturazione elettronica di imprese, professionisti e forfettari: configurazione del canale di ricezione, emissione delle fatture con i dati corretti, controllo degli scarti del Sistema di Interscambio, registrazione automatica delle fatture ricevute e conservazione a norma. Ti aiutiamo anche nei casi particolari: reverse charge, operazioni con l'estero, fatture differite, note di credito e imposta di bollo.

Chi deve emettere fattura elettronica

Dal 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia verso imprese e professionisti sia verso consumatori finali, e dal 2024 anche per tutti i contribuenti in regime forfettario. Le fatture si trasmettono attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, in formato XML. Restano alcune eccezioni, come le prestazioni sanitarie verso persone fisiche, per le quali è previsto un divieto di fatturazione elettronica più volte prorogato, da verificare anno per anno.

Tempi di emissione e fattura differita

La fattura immediata va trasmessa al Sistema di Interscambio entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione, indicando come data quella dell'operazione. La fattura differita, che riepiloga più cessioni di beni documentate da documenti di trasporto o più prestazioni di servizi dello stesso mese verso lo stesso cliente, si emette entro il giorno 15 del mese successivo. Una fattura trasmessa in ritardo è una violazione sanzionabile, anche se l'IVA è stata liquidata correttamente.

Ricezione: codice destinatario e PEC

Per ricevere le fatture elettroniche si registra presso l'Agenzia delle Entrate il canale preferito, un codice destinatario fornito dal proprio software o una PEC. In questo modo tutte le fatture arrivano al canale registrato, indipendentemente da quanto comunicato ai fornitori. Le fatture sono comunque disponibili nell'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate. I consumatori finali le trovano nella propria area personale, mentre il fornitore consegna loro una copia di cortesia.

Scarti e controlli del Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio controlla ogni fattura: partita IVA o codice fiscale del cliente esistenti, formato corretto, coerenza dei dati. Se un controllo non va a buon fine, la fattura viene scartata e si considera non emessa: va corretta e ritrasmessa entro cinque giorni, mantenendo data e numero originali. Conviene controllare sempre le ricevute di consegna e di scarto, perché una fattura scartata e non ritrasmessa equivale a una fattura non emessa.

Casi particolari: bollo, reverse charge, estero

Le fatture esenti, non imponibili o fuori campo IVA di importo superiore a 77,47 euro sono soggette all'imposta di bollo di 2 euro, che per le fatture elettroniche si versa in modo cumulativo trimestralmente, sulla base dei dati elaborati dall'Agenzia. Nel reverse charge il fornitore emette fattura senza IVA indicando il codice di natura corretto, e il cliente integra la fattura con un documento elettronico dedicato. Le operazioni con soggetti esteri si comunicano anch'esse tramite il Sistema di Interscambio, con un codice destinatario convenzionale.

Conservazione a norma

Le fatture elettroniche vanno conservate in forma elettronica, con un sistema di conservazione che ne garantisca integrità e leggibilità nel tempo. L'Agenzia delle Entrate offre gratuitamente un servizio di conservazione, a cui occorre aderire; in alternativa si possono usare servizi di conservatori qualificati. Stampare le fatture o conservarle in una cartella del computer non basta. Lo studio verifica che la conservazione sia attiva e copra tutti gli anni necessari.

Note di credito e storni

Per annullare o ridurre una fattura già emessa e consegnata non si cancella il documento, ma si emette una nota di credito elettronica collegata alla fattura originaria. La nota di variazione IVA in diminuzione è ammessa nei casi previsti dalla legge, ad esempio per resi, sconti o risoluzione del contratto, e, per alcuni casi come gli accordi successivi, entro termini precisi. Le note di variazione per crediti non incassati seguono regole specifiche, legate all'avvio di procedure concorsuali o al mancato pagamento documentato.

Corrispettivi telematici per i commercianti

I commercianti al dettaglio e le attività che vendono a consumatori senza emettere fattura memorizzano e trasmettono i corrispettivi giornalieri all'Agenzia delle Entrate con registratori telematici o con la procedura web dell'Agenzia, rilasciando al cliente il documento commerciale. Se il cliente chiede la fattura, si emette in formato elettronico. Le regole sui registratori telematici sono state aggiornate più volte, ad esempio per il collegamento con i sistemi di pagamento elettronico: conviene verificare ogni anno gli adeguamenti richiesti.

Sanzioni e violazioni più comuni

Le violazioni più frequenti sono la mancata o tardiva emissione della fattura, l'emissione con aliquota o natura errata, la mancata integrazione delle fatture in reverse charge, il mancato versamento dell'imposta di bollo. Le sanzioni sono state riviste dalla riforma del 2024 e variano in base al tipo di violazione e all'eventuale incidenza sull'imposta. Molte violazioni possono essere regolarizzate con il ravvedimento operoso, con sanzioni ridotte, se si interviene prima di un controllo.

Fatture verso la pubblica amministrazione

Le fatture verso enti pubblici si emettono in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio, indicando il codice univoco dell'ufficio destinatario e, quando richiesti, il codice identificativo di gara e il codice unico di progetto. Molte forniture alla pubblica amministrazione sono soggette allo split payment, con l'IVA versata direttamente dall'ente. L'ente può rifiutare la fattura entro termini precisi se mancano i dati richiesti, e i tempi di pagamento decorrono dalla ricezione di una fattura corretta: compilarla bene è quindi anche una questione di liquidità.

Domande frequenti