Libri Contabili Obbligatori e Conservazione

Libri contabili e registri online: tenuta, conservazione e controlli in regola

Lo studio tiene online i libri contabili e i registri obbligatori di imprese e professionisti: libro giornale, libro degli inventari, registri IVA, registro dei beni ammortizzabili, libri sociali delle società, con conservazione digitale a norma e stampa quando richiesta. Ti indichiamo quali libri servono davvero per il tuo regime e ci occupiamo dell'imposta di bollo dove dovuta.

Quali libri servono, regime per regime

Gli obblighi dipendono dal regime contabile. In contabilità ordinaria si tengono il libro giornale, il libro degli inventari, i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili e, oltre determinate soglie, le scritture ausiliarie di magazzino. In contabilità semplificata si tengono i registri IVA integrati con incassi e pagamenti, o un registro cronologico, e il registro dei beni ammortizzabili o annotazioni equivalenti. I forfettari non hanno obblighi di tenuta delle scritture contabili, ma devono numerare e conservare le fatture e i documenti. Le società di capitali tengono inoltre i libri sociali.

Il libro giornale e il libro degli inventari

Il libro giornale registra giorno per giorno, in ordine cronologico, tutte le operazioni dell'impresa, con il sistema della partita doppia. Il libro degli inventari contiene, alla chiusura di ogni esercizio, l'elenco delle attività e passività dell'impresa e il bilancio. Entrambi sono previsti dall'art. 2214 del Codice Civile per gli imprenditori commerciali in contabilità ordinaria. Il libro degli inventari va sottoscritto dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Tenuta digitale e stampa

Oggi i libri contabili si tengono quasi sempre con sistemi informatici. La legge considera regolare la tenuta dei registri contabili su supporti informatici anche se non sono stati stampati, purché in sede di controllo siano aggiornati e vengano stampati su richiesta degli organi di verifica. In alternativa i libri possono essere conservati in modalità elettronica secondo le regole della conservazione digitale, che garantiscono integrità, leggibilità e data certa nel tempo.

Imposta di bollo sui libri

Alcuni libri sono soggetti all'imposta di bollo: il libro giornale e il libro degli inventari, con importi diversi per le società di capitali e per gli altri soggetti, calcolati per numero di pagine o, per i libri digitali, per numero di registrazioni. I libri sociali delle società sono soggetti a bollo e, per le società di capitali, alla tassa annuale di concessione governativa sulla vidimazione. I registri IVA non scontano l'imposta di bollo. Per i libri tenuti in forma digitale il bollo si versa con F24 in un'unica soluzione.

Per quanto tempo si conservano

Il Codice Civile prevede la conservazione delle scritture contabili e dei documenti per dieci anni dall'ultima registrazione. Ai fini fiscali, la documentazione va conservata almeno fino a quando sono possibili i controlli: di norma fino al quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, o al settimo in caso di omessa dichiarazione, e comunque fino alla definizione di eventuali controversie. In pratica conviene adottare il termine più lungo e conservare tutto per dieci anni.

Cosa succede con libri irregolari

Libri non tenuti, irregolari o non esibiti durante un controllo possono portare all'accertamento induttivo, in cui l'amministrazione determina il reddito anche con presunzioni, oltre alle sanzioni amministrative per la violazione degli obblighi contabili. Nei fallimenti e nelle procedure concorsuali, una contabilità irregolare può avere anche conseguenze penali per gli amministratori. Una tenuta ordinata dei libri è quindi una tutela concreta, non una formalità.

I libri sociali delle società di capitali

Le società di capitali tengono, oltre ai libri contabili, i libri sociali: il libro delle decisioni dei soci o delle adunanze e deliberazioni delle assemblee, il libro delle decisioni degli amministratori, il libro delle adunanze dell'organo di controllo quando presente; le S.p.A. tengono anche il libro dei soci e quello delle obbligazioni. Dal 2009 le S.r.l. non tengono più il libro soci, perché la compagine risulta dal Registro delle Imprese. I verbali vanno trascritti in ordine cronologico, e i libri possono essere tenuti anche in formato digitale.

Il registro dei beni ammortizzabili

Il registro dei beni ammortizzabili raccoglie, per ogni bene strumentale, anno di acquisto, costo, coefficiente di ammortamento, quote dedotte e valore residuo, e le eventuali cessioni o eliminazioni. Serve a calcolare correttamente gli ammortamenti, le plusvalenze e minusvalenze in caso di vendita e le agevolazioni legate agli investimenti. Va aggiornato entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. In contabilità semplificata può essere sostituito da annotazioni nei registri IVA.

Libri e controlli: cosa chiede il verificatore

Durante una verifica fiscale vengono chiesti i libri contabili, i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili, i libri sociali, le fatture, i contratti e gli estratti bancari. Il verificatore controlla la regolarità formale, la corrispondenza tra registrazioni e documenti e la coerenza con le dichiarazioni. Libri tenuti con sistemi informatici devono poter essere stampati o esibiti rapidamente. Un archivio ordinato rende la verifica più breve e riduce il rischio di contestazioni formali.

Contabilità tenuta dal commercialista: chi ne risponde

Molte imprese affidano la tenuta dei libri a uno studio professionale. La responsabilità della regolare tenuta resta però dell'imprenditore o degli amministratori, che devono fornire documenti completi e tempestivi e verificare che le scritture rappresentino la realtà. Il professionista risponde del proprio operato secondo l'incarico. Per questo è utile formalizzare l'incarico con l'indicazione delle attività affidate, delle scadenze per la consegna dei documenti e del luogo di conservazione dei libri, da comunicare all'Agenzia delle Entrate quando le scritture sono conservate presso terzi.

Domande frequenti